Bureaux flexibles (flex office) : qu'est-ce que ça change ?

Les façons de travailler évoluent chaque année, et les entreprises cherchent constamment à trouver les espaces de travail les plus adaptés à leur activité et leurs collaborateurs. Parmi ceux-ci l'on peut citer les bureaux flexibles ou flex office en anglais. En quoi consistent-ils ? Quels en sont les points forts et points faibles ? Comment procéder à la location de bureaux flexibles ?

Sommaire de l’article :

1. Bureaux Flexibles / flex office définition

2. Flex office et avantages sociaux en entreprise

3. Opter pour le bureau flexible c’est aussi réduire ses coûts 

4. Le flex office n’est pas l’eldorado, il y a aussi des inconvénients !

5. Comment mettre en place un bureau flexible (flex office) dans votre entreprise

6. Volum, solution pour de la location de bureaux flexibles

Les besoins de votre entreprise sont amenés à évoluer au fil des années. Les bureaux flexibles sont, par définition, conçus pour s'adapter à ces besoins en constante évolution. Louer des bureaux implique souvent de s'engager sur 10 voire 15 ans. Le système du flex office permet un accès rapide et moins contraignant à des bureaux flexibles qui s'adaptent à votre activité. Il va de pair avec l'usage d'ordinateurs portables pour une mobilité optimale de l'espace de travail.

Le principe du desk sharing

Comme son nom l'indique, le desk sharing consiste à permettre à chaque collaborateur de s'installer où il le souhaite dans l'entreprise. Il est en ce sens proche de l'aménagement type open space puisqu'il ne s'agit pas d'un espace de travail individuel mais partagé. Les postes de travail sont en libre-service et ne sont plus "figés" à un collaborateur en particulier.

Le fait de travailler via des bureaux flexibles présente plusieurs avantages. Vos salariés changeant régulièrement d'espace de travail, ils seront amenés à côtoyer des collaborateurs différents et donc à en rencontrer davantage. Les informations circuleront aussi plus rapidement, car il s'agit d'un espace ouvert et multiplier les rencontres contribue à échanger naturellement de l'information avec davantage de personnes.

Le système de flex office permet par définition de casser la routine, vos salariés changeant régulièrement d'espace de travail. Un bon moyen de redynamiser le travail voire stimuler la créativité. Avec des bureaux adaptés selon l'évolution de votre structure, les collaborateurs se sentent plus à leur place, vous améliorez la dynamique de travail, ce qui va contribuer à fidéliser vos salariés et en réduire le churn (nombre de collaborateurs quittant l'entreprise durant une période donnée)

Autre atout : en changeant d'espaces de travail, votre entreprise pourra bénéficier d'équipements différents voire exclusifs. Cela pourrait être l'occasion de tester par exemple le bureau assis debout !

Généralement, le loyer lié aux bureaux représente l'un des coûts les plus importants pour une entreprise. Avec la location de bureaux flexibles, vous optimisez vos coûts pour deux raisons :

• L'espace de travail est partagé entre collaborateurs (là encore comme en open space). La règle du "un bureau par collaborateur" ne s'applique pas, l'espace est pensé pour accueillir plusieurs salariés dans un lieu commun. A condition bien sûr de choisir des bureaux bien aménagés !

• Il vous est facile d'adapter votre lieu de travail à vos besoins et au nombre de collaborateurs. Vous n'êtes pas engagé sur une longue durée. Votre budget n'est plus le même ? Le nombre de collaborateurs en présentiel diminue avec le développement du télétravail ? Pas d'inquiétude, vous pourrez opter pour un bureau flexible plus en accord avec la situation de votre entreprise.

La location de bureaux flexibles présente plusieurs avantages, mais si elle n'est pas bien effectuée, ceux-ci peuvent se transformer en inconvénients.

Par exemple, si vos collaborateurs sont peu informés de ce mode de fonctionnement, il leur sera difficile d'accepter cette idée de changer régulièrement de lieu de travail. Cette incompréhension sera source de tensions, voire de conflits entre collègues de travail, et avec la hiérarchie. La communication et la culture d'entreprises s'en verraient elles aussi détériorées.

D'autre part, ne pas travailler dans un lieu fixe peut créer un sentiment de ne pas avoir sa place, et perturber psychologiquement certains salariés. D'où l'importance de bien expliquer en amont (lors d'un entretien d'embauche par exemple) ce fonctionnement de flex office.

Communiquer sur ce mode de travail est essentiel, mais comment réussir à le mettre en place pour bénéficier de ses nombreux avantages ? Quelques conseils :

Accompagner ce changement à l'avance en expliquant précisément le flex office et sa définition aux managers des équipes. Pour ce faire vous pourrez proposer formations, ateliers ou kits documentaires. N'hésitez-pas non plus à promouvoir la culture du clean desk et du respect inhérent au partage de bureaux ouverts. Des éléments pour décorer vos bureaux professionnels ne sont pour autant pas à proscrire puisqu'ils permettent de s'approprier le nouvel espace de travail.

Proposer à chaque collaborateur un espace de rangement pour ses affaires personnellesPrendre en compte les spécificités de chaque collaborateur (ex : personne en situation de handicap)Investir dans du matériel technologique connecté, fiable et facile à transporter pour faciliter la mobilité d'un bureau à l'autre et l'autonomie des salariés.Penser les espaces à taille humaine pour préserver la cohérence des équipes, les échanges et la communication

La flexibilité est l'une des clés de la réussite. C'est pourquoi chez Volum, nous vous proposons une offre clé en main pour disposer rapidement de bureaux flexibles dans la capitale. Vous pourrez facilement accéder à ce système avantageux via le contrat de prestations de services sans besoin d'être engagé sur 10 ou 15 ans.

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Nous vous proposons également différents outils pour vous aider à trouver le lieu idéal où vous installer, estimer le bail et calculer le coût par poste de travail. Ces outils sont disponibles en ligne gratuitement et vous permettront d'anticiper la location de bureaux flexibles en termes géographiques et financiers.

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