Aménager un open space : le guide !

Vous connaissez sûrement les open spaces, peut-être même que vous y exercez votre activité, notamment dans le cadre d'une location de bureaux à Paris.

La solution Volum permet justement de trouver l'open space à Paris le plus adapté à votre entreprise, selon sa taille, son emplacement, ses exigences…L'occasion pour nous d'aborder aujourd'hui la question de l'aménagement d'un open space.

Sommaire :

1. Prenez les mesures de l’open space

2. Pensez les "pôles" de vos bureaux

3. Ne mettez pas les mobiliers de bureaux faces aux vitres !

4. Gardez un espace cloisonné ou semi cloisonné pour les dirigeants

5. Gardez un espace de réunion dans l’open space

6. Pensez à la circulation dans votre open space

7. Attention à l'isolation phonique en open space

8. Préparez des espaces de rangement

9. Pensez déco pour rendre votre open space plus chaleureux

10. Les fleurs et les plantes apaisent au bureau

Avant d'envisager de l'occuper, il va falloir connaître exactement les dimensions de votre futur bureau. Au-delà des postes de travail, il faudra y intégrer de nombreux autres éléments (ex : imprimantes, fauteuils, décoration…)

Aussi, un open space vide semble souvent plus grand que ce qu'il n'est réellement.

En prendre les mesures sera donc le meilleur moyen de connaître précisément la place dont vous disposerez pour y placer votre mobilier ou le choisir selon la place disponible. Après tout, l'avantage majeur de l'open space est le gain d'espace, ne l'oublions pas !

Gagner de la place est doublement important pour un open space dans la capitale où le prix de la location au m² peut varier du simple au double.

Voir aussi : prix du m² des bureaux à Paris par arrondissement

Ce type de configuration consiste à réunir différents postes de travail dans le même espace. Réunis au sein d'un même pôle, les collaborateurs échangeront facilement informations, favorisant alors leur productivité. Les pôles ayant des fonctions différentes, il faudra prendre en compte ces derniers dans l'aménagement de vos bureaux en open space.

On aura par exemple le pôle commercial synonyme de coups de fils récurrents, ou celui des créatifs ou comptables qui auront particulièrement besoin de calme. Evitez donc de les placer à côté, à moins d'avoir de bons équipements d'isolation phonique (que nous aborderons plus bas).

Pour démarquer vos différents pôles, pourquoi ne pas opter pour des revêtements de sol différents par exemple ?

La lumière naturelle est essentielle à de bonnes conditions de travail. Elle contribue à booster le moral, la productivité et la concentration.

Cependant, en open space à Paris, vous travaillerez très probablement sur écrans, alors attention à ne pas avoir directement cette lumière sur vos ordinateurs, sinon difficile d'y voir quoi que ce soit. De même, on évitera d'avoir la lumière dans les yeux, pour des raisons évidentes de confort.

Alors comment faire ? Vous pourrez orienter vos bureaux en angle droit. Vos collaborateurs bénéficieront de la lumière naturelle extérieure sans en subir les inconvénients.

Pour plus de confidentialité, assurez-vous que les dirigeants bénéficient d'un espace totalement ou partiellement cloisonné. Les bureaux de la direction seront idéalement un peu à l'écart des autres pôles. Idée d'aménagement de bureau open space : des cloisons opaques ou semi-opaques. Les dirigeants pourront donc passer leurs coups de fils ou échanger avec les collaborateurs en préservant la confidentialité des échanges, sans être totalement isolés du reste de l'open space.

Entre collaborateurs, avec les dirigeants ou les clients et prospects, les réunions représentent l'un des pans de la vie d'une entreprise. Prévoyez donc un espace consacré à celles-ci où se feront échanges et émergence d'idées, points réguliers et négociations commerciales. Là encore, une bonne isolation acoustique et des équipements adaptés seront les bienvenus (table de réunion, tableau de présentation, fauteuils chaleureux…)

Quand on pense aménagement d'un open space et ergonomie, il faut tenir compte des déplacements de chacun. Les couloirs doivent permettre de se croiser et se déplacer aisément même les mains prises. En cette période, l'aménagement d'un open space à Paris où la circulation favorise la distanciation sociale est d'autant plus important ! Une circulation fluide permettra aussi à vos collaborateurs de se sentir plus à l'aise et de ne pas risquer de bousculer quelqu'un et risquer un accident de café…

Le bruit en open space constitue l'inconvénient majeur de ce types de bureaux. Il est certes plus simple de communiquer entre collaborateurs et entre pôles, mais sans un aménagement adéquat, gare à la cacophonie. La Cramif (Caisse Régionale d'Assurance Maladie) préconise de prévoir un espace de 10m² par collaborateur pour limiter la pollution sonore.

Le bruit excessif et constant va clairement nuire aux conditions de travail (fatigue, irritabilité) et à la productivité de chacun…Ennemi des open spaces, cette nuisance n'est pourtant pas une fatalité. L'une des meilleures solutions pour y remédier est d'opter pour des cloisons acoustiques dans l'aménagement de votre open space pour isoler phoniquement pôles, bureaux individuels et espaces de détente et de réunion.

Sur-mesure, encastrables ou modulables, les espaces de rangement sont indispensables à tout open space. On y classera facilement fournitures de bureaux ou dossiers papiers qui peuvent vite s'avérer encombrants sans équipements adéquats. Ces espaces de rangement permettront d'avoir facilement à portée de main ce que vous cherchez ; de quoi gagner du temps et éviter d'être agacé quand vous ne trouvez pas ce qu'il vous faut !

Outre la lumière, le bruit, la circulation…l'esthétisme des bureaux joue un rôle important pour de bonnes conditions de travail. Pour éviter d'avoir un cadre morose ou impersonnel, on pourra jouer sur la décoration, avec le choix de couleurs adaptées et de jolis meubles, le tout en gardant une certaine cohérence visuelle. Tableaux, stickers, luminaires, choix du type de mobilier, tapis…nombreux sont les moyens de rendre plus agréable votre open space. L'emplacement des différents éléments décoratifs va aussi influer sur le côté esthétique de vos bureaux. N'hésitez-pas solliciter les services d'un Space Planner pour vous aider à mieux savoir où agencer ces différents éléments. Après tout, open space et aménagement restent indissociables.

Puisque nous parlions décoration, n'oublions pas les plantes et les fleurs. Ajouter de la verdure à vos bureaux va bien sûr en renforcer le côté esthétique, mais pas seulement. Selon plusieurs études, équiper ses bureaux de plantes vertes contribue à diminuer le stress, améliorer la productivité voire même…réduire le taux d'absentéisme et la sensation de fatigue (en savoir plus sur francetvinfo). Alors, plus de raison pour ne pas se mettre au vert ! Les végétaux apporteront une touche naturelle particulièrement appréciable en cadre urbain comme dans un open space à Paris.

Travailler en open space permet de faciliter les échanges et la convivialité, de gagner de l'espace et réduire les coûts d'achat ou de location de bureaux. Il est cependant important de connaître les bonnes pratiques d'aménagement de bureaux en open space pour qu'il profite à tous les collaborateur, salariés comme dirigeants.