La gestion du déménagement chez les salariés

Le déménagement est un marqueur fort dans les moments de vie d’une entreprise et est le reflet de son évolution. 

En moyenne une entreprise réalise un déménagement tous les 3 à 5 ans. 

Avant de parler de déménagement, l’entreprise doit avoir une raison solide de vouloir faire bouger ses équipes. Quels sont les objectifs de ce déménagement ? Celle-ci peut vouloir agrandir ses effectifs, réduire la taille de ses locaux dans le cas où le flex office est pratiqué, réaliser des économies d’échelle, changer de standing de bureaux pour pouvoir accueillir au mieux ses collaborateurs et clients, etc. Toutes ses raisons doivent être clairement définies afin de cibler sa recherche de bureau. Une fois les objectifs définis, l’aménagement sera facilité puisque les dirigeants de l’entreprise seront davantage structurés une fois arrivés dans les locaux. 

Toutefois, il est nécessaire de ne pas prendre au dépourvu les salariés et communiquer dès que possible sur la décision de changer de locaux. Les managers ou dirigeants doivent clairement assumer la décision et expliquer la ou les raisons qui ont motivé le déménagement. 

Les salariés doivent se sentir intégrés dans ce processus de décision. Selon la typologie de l’entreprise, les équipes peuvent être sollicitées pour les visites, récolter leur avis ou suggestion concernant le quartier, l’aménagement des espaces ou encore le mobilier.

Le changement de bureaux ne doit pas être trop impactant pour l’ensemble des collaborateurs. En effet, certains sont plus hermétiques que d’autres au changement. Cet aspect doit être pris en compte par les managers ou dirigeants (changement de quartier, trajet allongé ou non, service de restauration modifié, etc.). 

Aussi, il est important de désigner un responsable par service ou au sein de l’entreprise pour qu’il soit le référent et qu’il puisse répondre aux potentielles interrogations des salariés. Ce responsable est présent pour la logistique, mais aussi, et surtout pour le côté humain. La coordination devient alors harmonieuse et cohérente.

Vous l’aurez compris, si vous souhaitez changer de bureaux, il faut absolument communiquer avec vos  équipes pour simplifier vos démarches et respecter certains principes :

• Connaître clairement les raisons du déménagement

• Communiquer avec ses équipes

• Prendre en compte les besoins de tous

Avec le contexte de crise actuelle, le changement de bureau s’inscrit-il dans une nouvelle définition des modes de travail ?